Protokolle der Vorstandssitzungen

11.März 2024
13. November 2023

Protokoll der Vorstandssitzung des TC Eppstein 11. März 2024 um 19:30 Uhr im Clubhaus

TOP 1 Begrüßung und Verabschiedung des letzten Protokolls vom 22. Januar 2024
F.Ro. begrüßt die Erschienenen und heißt alle neuen Vorstandsmitglieder willkommen. N.H. und A.Z. fehlen entschuldigt. Das Protokoll vom 22. Januar 2024 wird ohne Anmerkungen verabschiedet.

TOP 2 Bericht der einzelnen Vorstandsmitglieder
F.Ro. geht mit allen Anwesenden die ToDo Liste zu offenen Themen durch (aktualisierte ToDo Liste wird mit dem finalen Protokoll verschickt).
F.Re. Um einen Anhaltspunkt für die Kosten einer neuen Fensterfront im Clubhaus zu haben, wurde ein Angebot bei der Fa. Schüco eingeholt. Für eine zweiteilige Hebe- und Schiebetür (einklappbare Variante ist nicht mehr möglich) würden Kosten in Höhe von
ca. 10.000 EUR anfallen. Er hat zufällig Herrn Helbig (Vorstand TSG) getroffen und schlägt ein gemeinsames Essen zwischen F.Ro., F.Re. und dem TSG Vorstand
(Herr Helbig und Frau Huhn) zum Kennenlernen/Verzahnung vor.
S.B. Treffen zur Vorstellung/Schulung mit I.V. bzgl. EasyVerein hat stattgefunden. Mitgliedsbeiträge wurden eingezogen, es waren einige Nacharbeiten seitens I.V. und S.B. nötig. Die Mitgliederverwaltung benötigt dringend Unterstützung als Backup bzw. Nachfolgeeinarbeitung. S.B. bittet zukünftige Rechnungen, wenn möglich im Voraus zu avisieren, damit diese dem richtigen Konto zugeordnet werden können. Dies erleichterte die Erstellung der Jahresbilanz/Kostenüberblick. Außerdem ist dringend darauf zu achten, dass bei Rechnungen über 200 EUR (am besten aber bei allen) der TCE als Rechnungsempfänger aufgeführt ist. S.B. informiert, dass für alle Spenden unter 300 EUR die Überweisung als Spendenquittung gilt.
L.K. Der erste Jugend-Elternabend hat stattgefunden. Ziel war es, sich mit den Eltern über Mannschaftsplanungen, Medenspiele, Training (Sommer/Winter) und allgemeine Themen auszutauschen sowie deren Feedback einzuholen und Fragen zu beantworten.
J.T. ergänzt, dass viele Eltern teilgenommen haben und großes Interesse zu spüren war. Alles in allem eine gelungene Veranstaltung. Zwischen L.K. und Julius Seifert hat ein Gespräch stattgefunden. Julius hat sich bereit erklärt zu Beginn der Medensaison einige Trainingseinheiten für die Herrenmannschaften durchzuführen (ca. 6x). A.R. regt dazu an, dies in Bezug auf das angedachte Patenschaftskonzept dies auch auf die Damen auszuweiten bzw. Damen und Herren sowie U18 weiblich und männlich einzuladen, um ein „Zusammenwachsen“ anzustoßen. L.K. berichtet, dass die Ballschule online geschaltet ist. Wird in diesem Jahr voraussichtlich an drei Tagen stattfinden. Hier können sich interessierte Eltern informieren und Anmeldung downloaden. Am 20. und 27. April findet ein Kennenlernen mit allen Jugendmannschaften auf dem Platz in Vockenhausen statt.
A.R. Verknüpfungen der Email-Adressen auf der Homepage wurden im Rahmen der neuen Vorstandsposten aktualisiert und die Beiträge angepasst.
S.G. Die Scharniere der Falttüren der Clubhausfensterfront sind verborgen. Erneuerung kostet ca. 680 EUR. Es wird beschlossen diese im ersten Schritt zu reparieren, da eine neue Türanlage erst zu einem späteren Zeitpunkt eingebaut werden soll. S.G. berichtet, dass in der Firma des Freundes seiner Schwester eine Hebe- und Schiebetür auf Lager und ggf. günstig abzugeben ist. Er bringt Kosten und genaue Größe in Erfahrung.
Feuerlöscher werden noch kontrolliert. S.G. bittet prinzipiell alle Schlüssel von ehem. Vorstandsmitglieder zuerst an ihn zurückzugeben zwecks Schlüsselverwaltung. Er kümmert sich dann um die „Neuausgabe“.
M.W. bittet um Info bzgl. Kosten für das Medespielabschlussfest der Erwachsenen, welche in der Vergangenheit durch den TCE übernommen wurden. Auf der JHV wurde seitens der Kassenprüfer erklärt, dass pro Mitglied nur ein max. Betrag von 40 EUR p.a. dafür bereitsteht. N.B. erklärt, dass Essen und Getränke bisher immer durch Spenden bzw. Resten von anderen Veranstaltungen abgedeckt wurden. Es wird beschlossen, dass dies so bleiben soll.
C.G. Die bei GWE bestellten Planen für den Zaun (Damen 50 Hessenmeisterinnen) und ein neues TCE-Banner für über den Eingang sind angekommen. Die Plane für den Eingang ist allerdings zu groß. C.G. kontaktiert Simon Vits (GWE) wegen Änderung und fragt eine TCE-Beach-Flag für Events an.
N.B. hat im Vorfeld eine Geburtstagsliste der aktuellen Vorstands -und Ehrenmitglieder erstellt. Daten sind nach Abgleich alle korrekt. N.B. verschickt diese zusammen mit dem finalisierten Protokoll. Übergabe an F.M. an stattgefunden. N.B. unterstützt F.M. und M.W. noch bei den ersten Events 2024.
F.M. Organisation 01. Mai geht in die Planung. L.K. wird gebeten wieder Schnuppertennis, Probetraining anzubieten. A.R. wird wieder das Laufradrennen organisieren. Sie regt bei L.K. an für das Schnuppertennis und Probetraining vorab feste Zeiten festzulegen, damit Interessierte besser planen können. F.M. berichtet, dass am 09. Mai das „Fest der Vereine“ stattfindet. Hierzu hat der Burgverein alle Eppsteiner Vereine eingeladen. TCE hat bereits zugesagt. Die Veranstaltung findet von 11-19 Uhr auf der Burg statt. F.M. meldet einen Stand für den TCE an. Es muss noch geklärt werden, welche Aktivitäten wir dort durchführen (L.K. macht Vorschlag) sowie wer final an dem Termin teilnimmt (ggf. auch im „Schichtbetrieb“). Vorschlag wäre L.K., A.Z. sowie F.Ro. oder F.Re. und gerne auch andere Vorstandsmitglieder nach Verfügbarkeit.
F.Ro. berichtet, dass seitens Mainova eine Spendenzusage über 3000 EUR eingetroffen ist, diese ist zweckgebunden an das Projekt Bewässerungsanalage.
Er hat eine Übersicht der anstehenden, runden Geburtstage erhalten:
21. März: Christian Weiser (70), F.Re. übernimmt Gratulation
23. März Reinhard Schmitt (80) F.Ro. übernimmt Gratulation
08. April Volker Potthoff (70) Herren 50 Mannschaft gratuliert im Mai

TOP 3 Fotovortrag Außenplatz in Vockenhausen / Wintertraining
L.K. stellt Fotoshow zu Aufbereitung und Nutzung des Außenplatz in Vockenhausen vor. Er hat diesen selbst mit hohem Aufwand aufbereitet für das Wintertraining. Dank der guten Platzbeschaffenheit war er -bis auf Schnee- und Eistage- durchgängig bespielbar und wurde positiv von den Spielerinnen und Spielern angenommen.

TOP 4 Nächste Vorstandssitzung
Montag, 15. April 2024 um 19:30 Uhr im Clubhaus

Eppstein, 15. März 2024

Protokoll der Vorstandssitzung des TC Eppstein vom 13. November 2023

TOP 1 Begrüßung und Verabschiedung des letzten Protokolls vom 16. Oktober 2023
F.Ro. begrüßt die Erschienenen. S.K. und I.A. fehlen entschuldigt. Jeder Teilnehmer schickt im Anschluss seine Anmerkungen zur Sitzung per Mail zeitnah an S.K. für die Erstellung des Protokolls.

TOP 2 Bericht der einzelnen Vorstandsmitglieder
F.Ro. Im Vergleich zu anderen Tennisvereinen in der Umgebung sind die Mitgliedsgebühren beim TCE eher niedrig.
Für die nächste Jahreshauptversammlung soll einen Antrag des Vorstands zur Abstimmung eingebracht werden, der zum Zwecke des Inflationsausgleichs die Beiträge wie folgt neu gestaltet:

aktives Mitglied: von 230 € auf 250 €
aktiver Partner: von 150 € auf 170 €
aktiv ab 18 in Ausbildung mit aktiven Eltern: von 85 € auf 100 €
aktives Mitglied ab 18 in Ausbildung ohne aktive Eltern: von 120 € auf 135 €
Jugend ab 14 mit aktiven Eltern: von 85 € auf 100 €
Jugend ab 14 ohne aktive Eltern: von 120 € auf 135 €
Familienmitgliedschaft: von 490 € auf 560 €
Kind bis 13 mit aktiven Eltern: von 50 € auf 60 €
Kind bis 13 ohne aktive Eltern: von 80 € auf 90 €
förderndes Mitglied: von 45 € auf 50 €

Im Dezember findet keine Vorstandssitzung statt. Die Termine für die Sitzung im Januar und für die Jahreshauptversammlung werden noch festgelegt.
L.K. Momentan befinden sich 53 Kinder und Jugendliche (2 Nicht-Mitglieder) und 22 Erwachsene (6 Nicht-Mitglieder) im Wintertraining.
Für das Wintertraining ist die Halle der Burgschule nicht ideal, da der Boden zu glatt ist. Bei den Tennishallen sind z.Zt. nur Restkontingente zu erhalten. F.Re. kritisiert das Modell mit dem Wintertraining auf dem Tennisplatz in Vockenhausen als nicht zukunftsfähig. Der Vorstand teilt mit, dass er sich für das nächste Wintertraining wieder eine Rückkehr in die Halle wünscht, um optimale Trainingsbedingungen für die Jugendlichen zu ermöglichen.
Zuschuss für die Jugend kann beim Main-Taunus-Kreis beantragt werden.
N.B. Die Einladung, sowie das Plakat für den Hüttenabend  am 25. November wurden veröffentlicht. Der Anmeldeschluss ist der 19. November.
C.G. Das Banner am Eingang des Clubs von der Firma Grafische Werke Eppstein kostet 160 Euro.
F.Re. Für die Zaunreparatur an Platz 2 fehlt noch immer das Angebot von Christian Brandl, alternativ wird F.Re. das Gartenbau-Unternehmen von Bernd Simon angefragen.
Der Vorstand beschließt einstimmig, dass Elga Freund ein Turnier, Kategorie A 6, organisieren wird vom 22. bis 25. August 2024. Das Preisgeld beträgt 2000 Euro. Einen großen Teil sponsort die Firma Reber Immobilien Service GmbH. Falls sich kein weiterer Sponsor meldet, wird ein Teil der Nenngelder für das Preisgeld verwendet.
Die Speisekarte von Aldo für das Clubrestaurant mit neuen Preisen wurde nach einigen Anpassungen genehmigt. Der Vorstand bespricht mit Aldo, ob Verzehrgutscheine nachgekauft werden können.
N.H. holt eine neues Angebot für die Windnetze ein. Corinna Brandl arbeitet weiter als Platzwartin.
S.G. hat Kontakt aufgenommen zu der Fensterfirmen SSK aus Lorsbach sowie einer weiteren aus WI-Erbenheim. Am 18. November wurde ein Scharnier ausgebaut und als Muster für eine mögliche Nachbestellung (von Scharnieren und Dichtungen) verwendet.
Die Steuerungseinheit für die Heizung wurde ausgetauscht
Die Rechnung über rund 1100 Euro liegt Steffen vor und ist bezahlt.
Ein Angebot der Firma BewässerungsWELT  für die Beregnungsanlage für Platz 1-6 liegt vor. Die vorläufigen Kosten betragen rund 27.000 € inkl. MwSt. und damit liegt das Angebot rd. 10.000€ über dem der Firma PTS.
Professioneller, kompetenter und damit auch vertrauenswürdiger erschien die Beratung und die Herangehensweise der Firma  BewässerungsWELT, die vor Ort den Wasserdruck gemessen hat und ein Luftbild des TCE als Grundlage für die Materialkalkulation verwendet hat. Auch beinhaltet das Angebot der Fa. BewässerungsWELT die von uns gewünschte Steuereinheit, die es den Mitgliedern ermöglicht, auf Knopfdruck den jeweiligen Platz beregnen zu lassen (was bei PTS nicht möglich ist). Hintergrund ist eine Eigenentwicklung durch die Firma BewässerungsWELT. Da der gemessene Wasserdruck (am Wasserhahn auf dem Platz) leider etwas zu gering war, beinhaltet das Angebot der Fa. BewässerungsWELT vorsorglich zwei Ventile pro Platz, während PTS nur ein Ventil pro Platz veranschlagte. Sofern der Wasserdruck doch ausreichen würde, reduzieren sich die Kosten dadurch entsprechend. Im Erdreich sind Rohre mit einem Durchmesser von 50 mm verbaut und nach Rücksprache mit der Stadt Eppstein sollte der Druck stark genug sein.Der Mitarbeiter signalisierte auch Bereitschaft, über die Preise zu verhandeln.
Resümee: Präferiert wird eindeutig das System von BewässerungsWELT. Der Vorstand stimmt dem zu. Mit PTS, die seit Jahren für die Instandsetzung der Plätze beauftragt ist, soll Rücksprache gehalten werden. Ziel des Gesprächs ist es, unsere Entscheidung mitzuteilen bzw. die Gründe zu erklären, um PTS auch weiterhin für die Instandsetzung der Plätze zu behalten.
S.G. wird nach Absprache mit evtl. Zuschussgebern (Landessportbund, Land Hessen, F.Ro.) den Auftrag erteilen.
S.B. Die Steuererklärung für die letzten drei Jahre bis 2022 übernimmt das altes Steuerbüro KP in Oberursel. Herr Kottwitz hat das in seiner Mail vom 8.11.2023 zugesagt. Von Herrn Neri hat S.B. bislang noch kein Angebot erhalten für die künftigen Steuererklärungen. KP übernimmt diese nicht mehr.
Die neue Vereinssoftware easyVerein ist installiert und mit den Daten der Clubmitglieder gefüllt worden. Hinsichtlich der Mitgliederverwaltung ist Unterstützung notwendig, da Sigurd das alleine übernehmen wird. S.B. befürwortet eine Einweisung in das Programm und schlägt vor, dass mehrere Personen aus dem Vorstand teilnehmen. Die Einweisung durch die Betreiber des Programms ist kostenpflichtig.

TOP 3 Nächste Vorstandssitzung
Termin wird noch mitgeteilt.
Eppstein, 19. Dezember 2023